Treviso, 07/11/2024

TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER GLI AVVISI D’ASTA GDPR

Considerando che:

• si fa riferimento al Regolamento UE n. 679/2016 e successive modifiche;
• Lo scopo aziendale di World Yacht Store è quello di condurre aste di beni;
• Un banditore d’asta è la persona che proclama, annuncia e notifica pubblicamente la vendita di beni;
• una parte significativa delle attività di World Yacht Store consiste nel comunicare ai potenziali acquirenti l’esistenza di un’asta per determinati beni;
• la casa d’aste autorizzata, data la natura della sua attività, si impegna a informare efficacemente coloro che hanno un interesse legittimo.

1. Il responsabile del trattamento dei dati (DPC) è il sig. Massimo De Marchi, che è anche socio amministratore della società. Il responsabile del trattamento è responsabile dell’attuazione concreta di questa procedura.
2. Lo scopo della notifica a terzi e della gestione dei dati personali è insito nello scopo aziendale della società. Le terze parti vengono selezionate in base al loro reale interesse per la questione.
3. Il DPC verifica la conformità alle normative vigenti, controlla i potenziali conflitti di interesse, gestisce il flusso dei dati e ne assicura la protezione.
4. I destinatari delle notifiche sono persone fisiche o giuridiche con un interesse legittimo nella questione.

PROCEDURA – MAILING LIST

Per “mailing list” intendiamo un elenco categorizzato di indirizzi e-mail o contatti di social media. Lo scopo di questa procedura è quello di fornire un elenco chiaro e operativo delle attività per conformarsi alle normative vigenti, di avvisare efficacemente solo coloro che hanno un interesse genuino e legittimo nelle aste e di fornire a ciascun soggetto contattato un metodo comodo e definitivo per rinunciare al rapporto avviato unilateralmente.

1. L’operatore utilizza solo indirizzi e-mail ottenuti da:
   • database con informazioni pre-elaborate secondo le normative vigenti – l’azienda fornisce all’operatore i database appropriati;
   • motori di ricerca internet o piattaforme di social media che forniscono pubblicamente tali indirizzi.
2. Gli individui o le aziende e i rispettivi indirizzi e-mail devono essere verificati individualmente dall’operatore attraverso un esame dei siti web o delle comunicazioni sui social media per stabilire un chiaro interesse legittimo nella questione. Esempi di persone con interessi legittimi sono: venditori di beni specifici messi all’asta che invitano alla vendita sui loro siti web o cercano servizi di consulenza, aziende del settore specifico, agenti di vendita, esperti tecnici o broker del settore specifico che si promuovono attraverso i social media, associazioni industriali specifiche del settore; in caso di dubbio, il nome viene inequivocabilmente rifiutato.
3. La comunicazione deve avere le seguenti caratteristiche:
   • i) La comunicazione/avviso/avviso d’asta deve riportare nell’oggetto dell’e-mail la dicitura “Avviso d’asta” in italiano o in inglese;
   • ii) Il mittente deve essere esclusivamente un’email aziendale di World Yacht Store;
   • iii) La mailing list deve essere inserita in Ccn e non in Cn o come destinatario diretto: in questo modo, nessun destinatario può leggere gli indirizzi di altri destinatari oltre al proprio;
   • iv) Alla fine del corpo dell’email (non come allegato), deve sempre essere presente l’indicazione del Titolare del trattamento, le finalità della comunicazione e del trattamento, l’indicazione della presente procedura e le modalità con cui il destinatario può interrompere il rapporto o richiedere la cancellazione dei propri dati;
   • v) L’operatore deve garantire il monitoraggio dell’apertura dell’email o la notifica di cancellazione. In caso di notifica di cancellazione, l’operatore cancella immediatamente e definitivamente tutti i dati del contatto;
   • vi) Se la persona contattata non risponde all’e-mail con un’e-mail di risposta o in altro modo entro 3 giorni lavorativi, l’operatore la contatterà telefonicamente. Se il destinatario, anche se non è un responsabile dell’azienda, dichiara verbalmente di non voler più essere contattato, l’operatore cancellerà immediatamente e definitivamente tutti i suoi dati;
   • vii) Il corpo dell’email deve sempre includere la frase “Se non sei interessato al contenuto di questa email, rispondi con ‘NO'”. Se l’operatore riceve un’email di questo tipo, cancellerà immediatamente e definitivamente tutti i dati del contatto;
   • viii) L’email consiste in:
     • a) un testo conciso ed essenziale che trasmetta immediatamente il contenuto al destinatario, e
     • b) allegato tecnico e commerciale per ulteriori informazioni. In questo modo, il destinatario accederà alle informazioni aggiuntive solo se realmente interessato.

CONSERVAZIONE DEI DATI SENSIBILI

Gli indirizzi e-mail e dei social media delle persone potenzialmente interessate, se non vengono immediatamente cancellati in conformità con la presente procedura, saranno archiviati in cartelle specifiche sul server dell’azienda, che è dotato di un firewall professionale. I dati della VPN non saranno condivisi con collaboratori indiretti dell’azienda. Tali dati non saranno pubblicati su archivi cloud (ad esempio, OneDrive, Dropbox o altri).

I dati di una persona o di un’azienda specifica devono essere utilizzati solo per contattare tale persona o azienda. Il responsabile di questa procedura, Massimo De Marchi, intraprenderà azioni correttive immediate in caso di non conformità.

Cordiali saluti,
Massimo De Marchi