Trévise, 07/11/2024

TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES POUR LES AVIS DE VENTE AUX ENCHÈRES GDPR

Considérant que

• il est fait référence au règlement (UE) n° 679/2016 et à ses modifications ultérieures ;
• L’objet social de World Yacht Store est d’organiser des ventes aux enchères de biens ;
• Le commissaire-priseur est la personne qui proclame, annonce et notifie publiquement la vente de biens ;
• une part importante des activités de World Yacht Store consiste à informer les acheteurs potentiels de l’existence d’une vente aux enchères pour des biens spécifiques ;
• le commissaire-priseur habilité, en raison de la nature de son activité, s’efforce d’informer efficacement les personnes qui ont un intérêt légitime.

1. Le responsable du traitement des données est M. Massimo De Marchi, qui est également associé gérant de la société. Le responsable du traitement est chargé de la mise en œuvre concrète de cette procédure.
2. La finalité de l’information des tiers et de la gestion des données personnelles est inhérente à l’objet social de l’entreprise. Ces tiers sont sélectionnés en fonction de l’intérêt qu’ils portent à la question.
3. Le CPD vérifie la conformité avec les réglementations en vigueur, contrôle les conflits d’intérêts potentiels, gère le flux de données et assure la protection des données.
4. Les destinataires des notifications sont des personnes physiques ou morales ayant un intérêt légitime dans l’affaire.

PROCÉDURE – LISTE DE DIFFUSION

Par “liste de diffusion”, nous entendons une liste catégorisée d’adresses électroniques ou de contacts sur les médias sociaux. L’objectif de cette procédure est de fournir une liste claire et opérationnelle des activités afin de se conformer à la réglementation en vigueur, de ne notifier efficacement que les personnes ayant un intérêt réel et légitime pour les ventes aux enchères, et de fournir à chaque entité contactée une méthode pratique et définitive pour se retirer de la relation initiée unilatéralement.

1. L’opérateur n’utilise que des adresses électroniques obtenues auprès de :
   • des bases de données contenant des informations prétraitées conformément à la réglementation en vigueur – l’entreprise fournit à l’opérateur les bases de données appropriées ;
   • les moteurs de recherche sur internet ou les plateformes de médias sociaux qui fournissent publiquement de telles adresses.
2. Les personnes ou les entreprises et leurs adresses électroniques respectives doivent être vérifiées individuellement par l’opérateur au moyen d’un examen des sites web ou des communications sur les médias sociaux afin d’établir un intérêt légitime clair dans la question. Parmi les exemples de personnes ayant un intérêt légitime, on peut citer : les vendeurs de biens spécifiques mis aux enchères qui invitent à la vente sur leur site web ou recherchent des services de conseil, les entreprises du secteur concerné, les agents de vente, les experts techniques ou les courtiers du secteur concerné qui font leur promotion sur les médias sociaux, les associations sectorielles ; en cas de doute, le nom est rejeté sans équivoque.
3. La communication doit présenter les caractéristiques suivantes :
   • i) La communication/l’avis/l’avis de vente aux enchères doit figurer dans l’objet du courrier électronique avec la mention “Avis de vente aux enchères” en italien ou en anglais ;
   • ii) L’expéditeur doit être exclusivement un courriel d’entreprise de World Yacht Store ;
   • iii) La liste de diffusion doit être placée en Ccn et non en Cn ou en tant que destinataire direct : de cette manière, aucun destinataire ne peut lire les adresses d’autres destinataires en dehors de la sienne ;
   • iv) À la fin du corps du courriel (pas en tant que pièce jointe), il doit toujours y avoir une indication du responsable du traitement des données, des objectifs de la communication et du traitement, une indication de cette procédure et des méthodes par lesquelles le destinataire peut mettre fin à la relation ou demander l’effacement de ses données ;
   • v) L’opérateur doit assurer le suivi des courriels ouverts ou la notification de suppression. En cas de notification de suppression, l’opérateur supprime immédiatement et définitivement toutes les données du contact ;
   • vi) Si la personne contactée ne répond pas à l’e-mail par un e-mail de réponse ou d’une autre manière dans les trois jours ouvrables, l’opérateur la contactera par téléphone. Si le destinataire, même s’il n’est pas un décideur au sein de l’entreprise, déclare verbalement qu’il ne souhaite plus être contacté, l’opérateur supprimera immédiatement et définitivement toutes ses données ;
   • vii) Le corps de l’e-mail doit toujours inclure la phrase “Si vous n’êtes pas intéressé par le contenu de cet e-mail, veuillez répondre par ‘NON'”. Si l’opérateur reçoit un tel courriel, il supprimera immédiatement et définitivement toutes les données du contact ;
   • viii) Le courrier électronique comprend
     • a) un corps de texte concis et essentiel qui transmet immédiatement le contenu au destinataire, et
     • b) les pièces jointes techniques et commerciales pour de plus amples informations. De cette manière, le destinataire n’accèdera aux informations complémentaires que s’il est réellement intéressé.

CONSERVATION DES DONNÉES SENSIBLES

Les adresses de courrier électronique et de médias sociaux des parties potentiellement intéressées, si elles ne sont pas immédiatement supprimées conformément à cette procédure, seront stockées dans des dossiers spécifiques sur le serveur de l’entreprise, qui est équipé d’un pare-feu professionnel. Les données VPN ne seront pas partagées avec des collaborateurs indirects de l’entreprise. Ces données ne seront pas publiées sur des archives en nuage (par exemple, OneDrive, Dropbox ou autres).

Les données relatives à une personne ou à une entreprise spécifique ne doivent être utilisées que pour contacter cette personne ou cette entreprise spécifique. Le responsable de cette procédure, M. Massimo De Marchi, prendra des mesures correctives immédiates en cas de non-conformité.

Sincèrement,
Massimo De Marchi